Trier, classer, archiver... mode d’emploi !


Il existe de nombreuses façons de procéder pour bien ranger ses documents mais quelle que soit la méthode choisie, un plan de classement doit répondre à ces 3 objectifs :
- permettre un repérage rapide,
- être compréhensible par tous
- rester évolutif.

Une conception bien pensée suppose d'avoir analysé au préalable le type d'informations traitées. 3 grandes méthodes de classement à combiner entre elles  :
- chronologique,
- alphabétique
- thématique

3 questions essentielles avant d’établir le plan de classement :
- Dois-je conserver ce document ?
- Si oui, pendant combien de temps ?
- Durant quelle période doit-il rester facilement accessible avant d'être archivé ?


Un document suit toujours la même voie. Dès son arrivée, il doit être trié par ordre de priorité, traité, puis classé pour consultation ultérieure avant d'être archivé puis arrivé à péremption, détruit. L'idée est donc d'établir une méthode de tri dès le début du circuit en combinant l'étiquetage et le titrage (classement thématique), la date (chronologie), la priorité (emploi de pochettes de couleurs différentes selon l'importance). Suivant ce procédé, un document qui revient traité, peut être rangé pour consultation, de la manière la plus efficace qui soit


Anticiper les besoins : un plan évolutif

Votre classement ne doit pas se contenter d'être efficace à court terme, il doit aussi être évolutif et prévoir l'intégration de nouveaux documents. Il faut attribuer pour chaque catégorie un moyen de stockage (pochette, classeur, etc) et une place qui correspondent à son volume et anticiper sur la place qu'elle sera susceptible d'occuper sur le moyen et le long terme. Cela implique de penser le plan de classement en fonction de l'espace dont vous disposez et de son agencement.


De l'art de savoir... supprimer

Une des causes majeures de mauvais classement est l'accumulation de documents inutiles. Il est indispensable savoir quel document garder, et pendant combien de temps (voir newsletter Assistéo d'octobre 2011).


Sur papier comme sur ordinateur

Sur votre ordinateur, il est conseillé de reproduire le même système de classement que pour les documents réels : horodatage, thématique, etc. L'informatique introduit des fonctionnalités supplémentaires puisque les fichiers peuvent être indexés presque automatiquement.


Si malgré ces conseils, le classement reste trop contraignant, je m'en charge pour vous. Contactez-moi au 06 49 82 38 62