Communiquer efficacement par email

Nous recevons et envoyons chaque jour de nombreux emails… Pour qu’ils soient lus et surtout compris, ils doivent répondre à certains critères.

Un email doit respecter certaines règles qui relèvent souvent du bon sens mais qu’il est toujours bon de se remémorer... Tout d’abord, un email doit avoir un seul sujet et viser un seul objectif. Il est d’ailleurs important de spécifier le sujet dans l’objet de l’email : cela permet de donner une première information à votre interlocuteur et de classer plus facilement les emails par la suite.

Comment doit s’articuler le corps de l’email pour bien faire passer les messages ?

Règle d’or : vous devez soignez la rédaction de votre email ! Il doit être bref et concis sans pour autant ressembler à un SMS... S’il dépasse 15 à 20 lignes, vous pouvez annoncer le plan au début et organisez des niveaux de lecture.

Dans tous les cas, positionnez les informations importantes au début (celles pour lesquelles vous attendez une action ou une réponse).

Veillez à ce que votre email ne contienne pas de fautes d’orthographe ou de mauvaises tournures de phrases… Pour finir, respectez les règles de politesse en saluant en début et fin de message et ajoutez une signature adaptée au destinataire.

Il arrive parfois que les destinataires des emails aient du mal à ouvrir ou lire les pièces jointes que nous leur envoyons. Assurez-vous que les destinataires pourront effectivement ouvrir les pièces jointes, utilisez si possible le format PDF.

Pour Word, vérifiez que le document ne comporte plus de révisions et si par exemple vous travaillez avec Word 2007 ou 2010, enregistrez votre document avec la version antérieure (97-2003).

Pour Excel, assurez-vous que les formules de calcul sont diffusables.

Dans le cas de fichiers volumineux, mettez-les à disposition sur un site Internet ou Intranet et envoyez uniquement le lien. Vous pouvez également utiliser un cloud, type Dropbox par exemple.

Quelques précautions avant l'envoi :

Relisez-le avant de l’envoyer : une fois pour la forme, une fois pour le fond. Vérifiez également, en vous positionnant du point de vue des destinataires, qu’il est clair et facile à comprendre. Une dernière chose : n’envoyez jamais un email sous le coup de la colère ou d’une forte émotion !

Quels sont les avantages de l’email par rapport au téléphone par exemple ?

En général, il s’écrit à tête reposé, ce qui permet d’être clair et efficace contrairement au téléphone où nous cherchons parfois nos mots sans les trouver...

C’est aussi un moyen d’informer simultanément plusieurs personnes et il peut s’envoyer sans tenir compte des fuseaux horaires.

Ce n’est pas tout, en tant que document écrit, il se conserve facilement, ce qui facilite le suivi des tâches. Il peut aussi servir de preuve pour clarifier une situation : je vous conseille vivement de l’utiliser systématiquement après un échange oral pour formaliser les décisions prises.

Toutefois, l’email ne convient pas à toutes les situations. Il est peu pratique pour s’expliquer, négocier ou aboutir à un accord par exemple. Il n’est pas non plus adapté pour communiquer un sentiment ou gérer une situation délicate… Avant d’envoyer ou de répondre à un email, assurez-vous que c’est réellement le canal de communication adéquat !




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