Comment rédiger un cahier des charges ?

Le cahier des charges est devenu inhérent à tout projet d'envergure. Qu'elle soit commanditaire ou maître d'œuvre, l'entreprise a tout intérêt à rédiger ce document contractuel.

La rédaction d'un cahier des charges (CdC) est incontournable pour toute commande importante ou atypique. Cette étape de réflexion permet de vérifier en amont si vous avez les ressources, les compétences et le temps pour la traiter, ou s'il vous faut investir ou sous-traiter. Le CdC rassure aussi votre interlocuteur et évite bon nombre de conflits en définissant clairement le rôle de chacun et les limites de son intervention.

Étape 1 : définir le besoin

Pratiquez l'écoute active au moment de recueillir les besoins. Surtout, ne vous focalisez pas sur les solutions que votre interlocuteur aurait déjà envisagées, mais autorisez-vous à étudier l'ensemble des options possibles.

Étape 2 : définir les actions

Lister ensuite toutes les tâches à effectuer. Déroulez votre pelote de questions pour chacune d'elles : qui la réalise, comment, dans quelle durée, avec quel budget et ordonnez le tout dans un rétroplanning.

Étape 3 : définir les contraintes

Vient ensuite le moment d'imaginer les pires scénarii pour éviter d'avoir à les gérer en plein rush et devoir prendre des décisions dans l’urgence et sans peut-être avoir tous les éléments en main.

Étape 4 : définir le cadre de l'intervention

Échéances, livraisons intermédiaires, talents mobilisés, organisation envisagée, méthodologie, dépenses engagées, bénéfices attendus, etc. sont autant de points à lister.


Les erreurs les plus fréquentes dans un cahier des charges

- Être imprécis : le flou provoque souvent la réécriture du CdC en cours de projet. Anticipez ce point en prévoyant un « coût d'évolutions » du document

- Être trop précis : à l'inverse, les détails réduisent votre marge de manœuvre et les services superflus alourdissent le coût de votre projet

- Rédiger le cahier des charges en solo : optez plutôt pour un travail en équipe qui permet de voir tous les aspects du projet, jusqu'à obtenir la version finale du document.


Ne négligez pas cette étape de réflexion : on constate que plus de la moitié des problèmes rencontrés dans un projet auraient pu être détectés lors de la rédaction du CdC.


Si vous ne voulez pas que vos fournisseurs ou vos clients vous imposent leurs conditions et que vous n’avez pas le temps de rédiger votre cahier des charges, vous pouvez confier cette mission à Assistéo Secrétariat, pour une meilleure organisation et une meilleure rentabilité.