Fête des Secrétaires et Assistantes

Le 17 avril 2014

Chaque année le 3ème jeudi du mois d’avril est l’occasion de mettre en avant les qualités de chacune des secrétaires ou assistantes de votre entreprise. Cette fête est née aux Etats-Unis en 1951 pour pallier à une pénurie de personnel de bureau qualifié et dure une semaine complète ! Elle est arrivée en France en 1991.

Mais qu’entend-on par secrétaire ou assistante ?

Il existe de nombreuses dénominations et spécialités pour ces métiers du domaine administratif : de la secrétaire à l’office Manager, voici un petit tour d’horizon et des qualifications de chacune.

-   Secrétaire : saisir et présenter des documents (lettres, rapport, dossiers, etc.), classement, gestion des appels téléphoniques, tri du courrier entrant sont les principales activités du quotidien

-   Assistantes : une assistante peut avoir une spécialité comme le juridique ou le commercial, cela dépend de la taille de son entreprise ou de son secteur d’activité, les missions sont principalement les mêmes avec une plus grande autonomie et de plus grandes responsabilités. On y rajoute la gestion d’un ou plusieurs agendas

-  Assistante de direction/Assistante de Manager : Les missions de bases sont toujours les mêmes mais dédiées à un ou plusieurs directeurs ou responsables de service avec souvent l’encadrement de secrétaires et/ou d’assistantes

-  Office Manager : c’est un nouveau métier à mi-chemin entre l’assistante de direction et le directeur administratif, dont les missions d’assistanat sont complétées par des missions juridiques et comptables voire informatiques ou de gestion du personnel

-  Assistante de gestion ou assistante PME/PMI : c’est souvent un poste de secrétariat appliqué à une petite structure et où il faut savoir tout faire : de la saisie du courrier à la comptabilité. Ce poste demande une très grande polyvalence.

 

Le point commun à tous ces métiers est incontestablement le savoir-être : il faut tout à la fois être ferme et diplomate, être à l’écoute et surtout savoir s’adapter et travailler en bonne intelligence avec l’ensemble du personnel de l’entreprise mais également avec les personnes extérieures.

N’oubliez jamais que votre secrétaire ou assistante est la première personne à qui une personne extérieure est confrontée, elle reflète l’image de votre entreprise et se trouve bien souvent  être votre porte-parole en votre absence.

Alors le 17 avril prochain, n’oubliez pas de fêter votre secrétaire ou assistante, quelle que soit l’appellation que vous lui donnez...



Siret : 530 918 010 00014