ELABORATION BUDGETAIRE

Un budget est la traduction en termes financiers des objectifs et des stratégies qu’une entreprise se fixe pour l’année à venir. .Il reflète les revenus et les dépenses et devient un plan à suivre et des objectifs à atteindre. C’est un outil d’aide à la prise de décisions capable de suggérer les meilleures stratégies à prendre.

Pour être efficace, il doit se décomposer en 4 phases :

1 – Planifier les activités de l’entreprise
• Indique combien et quand l’entreprise aura besoin d’argent pour mener à bien ses activités (besoins de fonds)
• Fournit un plan pour l’obtention de financements et/ou l’apport d’investisseurs
• Permet de planifier les investissements
• Permet de tester différents scenarii et de prévoir des plans d’urgences dans le cas où la réalité s’éloignerait considérablement des prévisions
• Permet de réfléchir aux implications des activités prévues et de repenser à des programmes d’actions  si nécessaire

2 – Fixer des objectifs

• Permet de définir clairement des objectifs et de s’assurer qu’ils sont compris et acceptés
• Permet de motiver
• Fournit un cadre de référence cohérent pour mesurer l’atteinte des objectifs
• Constitue une base à la responsabilité et à la transparence financière

3 - Mesurer et contrôler
• Permet de mesurer et de contrôler les revenus et les dépenses au fur et à mesure
• Permet de reconnaître les écarts importants qui méritent une attention particulière
• Permet de se comparer au secteur d’activité et à tendre vers les ratios de ce secteur (comparaisons avec les données des années passées, les données actuelles et les objectifs à long terme de l’entreprise)
• Permet de réagir rapidement à tout problème grâce aux scenarii testés en phase de planification

4 - Analyser, comprendre et corriger les prévisions

• Permet d’analyser les données passées afin de comprendre les liens de causes à effets entre les différentes variables
• Permet d’identifier les variables les plus sensibles
• Permet d’optimiser son modèle d’affaires grâce à ces nouvelles connaissances
• Permet de vérifier les tendances
• Permet d’affiner le modèle de prévisions en conséquence
.
Avec les outils informatiques actuels, il est possible d’automatiser certains processus de budgétisation et d’effectuer des analyses simples et rapides, tout en diminuant la probabilité d’erreurs dans l’exercice de prévision.

Plus l’avenir est incertain, plus l’exercice budgétaire prend de la valeur…


Erreurs courantes en budgétisation

1.     Échéanciers trop serrés
2.     Manque de précision au niveau de la définition des revenus, des coûts et des éléments de bilan
3.     Prévision de ventes irréaliste et oubli/sous-estimation de certains coûts
4.     Structure du budget irréconciliable avec la structure des états financiers provenant des systèmes comptables et/ou des         rapports de gestion/tableaux de bord de l’entreprise
5.     Manque de transparence et de consensus au niveau des hypothèses
6.     Manque de communication lors du changement d’hypothèses en cours de route
7.     Utilisation par les divers responsables de données sources provenant de divers systèmes et comportant des écarts                importants entre elles (tout le monde doit partir des mêmes données !)
8.     Absence de budget de prévision des flux monétaires/besoins de fonds de roulement
9.     Mauvaise allocation des sources de fonds
10.   Déphasage avec les besoins fondamentaux de l’entreprise, ses réalités opérationnelles et ses stratégies
11.   Manque de compétences informatiques et/ou de validation provoquant des erreurs de calculs
12.   Interprétations divergentes du budget
13.   Manque d’outils pour bien suivre et analyser les écarts avec le budget tout au long de l’année
14.   Usage excessif de manipulations manuelles qui crée des lourdeurs administratives importantes